項(xiàng)目管理成功的10個(gè)重要技巧
誰(shuí)說(shuō)成為項(xiàng)目經(jīng)理很容易，可能永遠(yuǎn)都沒(méi)有責(zé)任成為一名項(xiàng)目經(jīng)理。執(zhí)行一個(gè)項(xiàng)目，無(wú)論是數(shù)百萬(wàn)美元的大型企業(yè)還是小型初創(chuàng)企業(yè)，都需要奉獻(xiàn)精神、耐心和敏銳度。我們還應(yīng)該提到成桶的咖啡，最好是“濃郁、濃烈、苦澀、滾燙、無(wú)情[和]墮落”。
但你是否不可避免地會(huì)被項(xiàng)目的重量壓垮？
如果您采用最佳技巧并執(zhí)行針對(duì)企業(yè)特定和獨(dú)特需求量身定制的正確策略，則不會(huì)。
這里有 10 個(gè)項(xiàng)目管理技巧，每個(gè)新的（和有經(jīng)驗(yàn)的）經(jīng)理都需要知道。
1. 建立組織的期望
在啟動(dòng)重大項(xiàng)目之前，您可以幫助公司制定現(xiàn)實(shí)的期望，一系列步驟以確保團(tuán)隊(duì)按時(shí)和預(yù)算完成項(xiàng)目。通過(guò)這樣做，組織可以確保相對(duì)于行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的可持續(xù)優(yōu)勢(shì)，并將這一戰(zhàn)略納入長(zhǎng)期規(guī)劃。
關(guān)鍵問(wèn)題是：你如何找出什么是基于現(xiàn)實(shí)的期望？
這是您的項(xiàng)目管理技能發(fā)揮作用的地方，因?yàn)楝F(xiàn)在您可以實(shí)施各種方法：
• 雇用和留住具有適當(dāng)技能的合適人才
• 利用技術(shù)解決方案
• 試驗(yàn)效益實(shí)現(xiàn)管理
• 接受敏捷程序（見(jiàn)下文）
• 將戰(zhàn)略準(zhǔn)備與管理執(zhí)行聯(lián)系起來(lái)。
根據(jù)您在公司的位置，您還可以推薦Enterprise Project Management或 EPMO。這是一種集中式業(yè)務(wù)工具，可在戰(zhàn)略和企業(yè)之間架起一座橋梁，利用各種支持機(jī)制進(jìn)行公司治理和項(xiàng)目組合管理。
2. 定義關(guān)鍵里程碑
每個(gè)項(xiàng)目都由時(shí)刻定義，一系列敏捷實(shí)踐最終將導(dǎo)致成品。無(wú)論您從事何種類(lèi)型的工作，整個(gè)事情都會(huì)令人愉快地基于兩件事：主要階段和子階段。
主要階段將包括啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行和結(jié)束。子階段是您與團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)完成的小事情，從了解客戶(hù)的需求到編譯數(shù)據(jù)到編寫(xiě)技術(shù)文檔。這是成功的項(xiàng)目管理的化身。
記下每個(gè)重要的里程碑，因?yàn)槿绻湍膱F(tuán)隊(duì)取得成功，它將成為一個(gè)有效的指標(biāo)。
3. 研究項(xiàng)目的細(xì)枝末節(jié)
建造房屋的唯一方法是有堅(jiān)固的地基。項(xiàng)目規(guī)劃也是如此；如果不仔細(xì)研究細(xì)節(jié)，那么您將不會(huì)產(chǎn)生一個(gè)可靠的項(xiàng)目。就像沒(méi)有恒星地基的房子一樣，你的項(xiàng)目會(huì)搖擺不定、下沉并不可避免地崩潰。
因此，為確保計(jì)劃有效，您需要將這些技巧納入您的管理：
• 定義客戶(hù)的目標(biāo)
• 概述公司的目標(biāo)
• 確定項(xiàng)目中的利益相關(guān)者
• 了解他們的興趣是什么
• 從頭到尾了解他們的期望。
還有一件事：深入的項(xiàng)目戰(zhàn)略應(yīng)該包括每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的角色和職責(zé)。這將我們帶到了下一點(diǎn)。
4. 確定團(tuán)隊(duì)成員的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)
俗話說(shuō)，你是你的陪伴。這句古老的格言甚至適用于管理！
企業(yè)通過(guò)展示員工的優(yōu)勢(shì)并隱藏他們的弱點(diǎn)來(lái)生存和發(fā)展。在委派任務(wù)、任務(wù)和責(zé)任時(shí)，您需要采用相同的心態(tài)。
類(lèi)似于棒球分析，經(jīng)理將在比賽前確定誰(shuí)擅長(zhǎng)什么以及與誰(shuí)對(duì)抗。好吧，戴上你的球帽，看看工程師莎莉、語(yǔ)言學(xué)家約翰尼、技術(shù)奇才比利和數(shù)字運(yùn)算者蘇西在你的計(jì)劃中的位置。
提示：這些昵稱(chēng)應(yīng)該告訴你你需要知道的一切！
5. 保持廣泛的溝通
溝通，溝通，溝通。這是當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的勞動(dòng)力市場(chǎng)中許多人所缺乏的專(zhuān)業(yè)技能。
要在沒(méi)有任何問(wèn)題的情況下管理項(xiàng)目，您需要在所有相關(guān)方之間進(jìn)行有效溝通：客戶(hù)、利益相關(guān)者、團(tuán)隊(duì)成員和項(xiàng)目經(jīng)理。如果通信領(lǐng)域出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)出現(xiàn)盲目攻擊，“好吧，你沒(méi)有告訴我！”的問(wèn)題?；?ldquo;是的，好吧，你應(yīng)該告訴我的！”。
歸根結(jié)底，溝通渠道必須始終保持開(kāi)放、持續(xù)使用并隨時(shí)可用。
那么，您如何確保通信正常進(jìn)行呢？這里有一些提示：
• 編寫(xiě)項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告，讓每個(gè)人都在同一頁(yè)面上了解任何新的發(fā)展
• 在每個(gè)工作周的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)召開(kāi)一般性溝通會(huì)議
• 保持開(kāi)放政策，允許任何有問(wèn)題或疑慮的人自由發(fā)言
• 放棄“需要知道的基礎(chǔ)”，因?yàn)槟芸赡軙?huì)忘記它的構(gòu)成。
無(wú)效的溝通通常會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗、延遲提交，甚至可能超出預(yù)算限制。
6. 激勵(lì)你的團(tuán)隊(duì)
良好管理的一個(gè)屬性是領(lǐng)導(dǎo)力。
什么是好的領(lǐng)導(dǎo)？一方面，激勵(lì)下屬的能力。這可能是一件很難實(shí)現(xiàn)的事情，因?yàn)椴皇敲總€(gè)人都被相同的詞語(yǔ)、身體表達(dá)、企業(yè)目標(biāo)和想法所激勵(lì)。您的職責(zé)是放棄一刀切的方法，并為每位員工量身定制您的管理風(fēng)格。
以下是一些需要考慮的想法：
• 通過(guò)辦公室聚會(huì)、禮品卡、競(jìng)賽和口頭表?yè)P(yáng)來(lái)表達(dá)對(duì)員工的感激之情
• 提供機(jī)會(huì)來(lái)提高他們的技能并在公司中取得進(jìn)步
• 誠(chéng)實(shí)、定期地溝通；員工討厭在黑暗中玩猜謎游戲
• 促進(jìn)高級(jí)管理人員和初級(jí)員工之間的關(guān)系
• 鼓勵(lì)獨(dú)立并為工人提供自我管理的選擇。
7. 運(yùn)用預(yù)算管理技能
您的項(xiàng)目會(huì)取得進(jìn)展，進(jìn)入下一階段并完成嗎？你想說(shuō)“是”，但這取決于預(yù)算。
當(dāng)然，大型跨國(guó)公司將擁有大量資源來(lái)完成項(xiàng)目。然而，大多數(shù)公司——無(wú)論大小——都勒緊褲腰帶，在有限的美元范圍內(nèi)運(yùn)營(yíng)[或在此處插入選擇的貨幣]。這會(huì)給項(xiàng)目經(jīng)理帶來(lái)很大壓力，并破壞他或她迄今為止計(jì)劃的一切。
有必要嗎？不會(huì)。只要您實(shí)施這五個(gè)工具，您就可以掌控一切：
• 總是考慮自發(fā)攻擊或意外的成本
• 了解利益相關(guān)者真正需要和想要什么
• 確保每個(gè)人都承擔(dān)責(zé)任，并了解任何變化
• 制定渴望實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期目標(biāo)的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo) (KPI)
• 必要時(shí)進(jìn)行修改、重訪和審查。
請(qǐng)記?。喝绻芾肀闶?，美元就會(huì)隨之而來(lái)。
8. 保持會(huì)議井井有條、重點(diǎn)突出
很多負(fù)面新聞圍繞著會(huì)議。表面上的共識(shí)是，會(huì)議是浪費(fèi)時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)這些 powwow 的人只是喜歡聽(tīng)自己說(shuō)話和大喊一兩個(gè)小時(shí)的陳詞濫調(diào)。
但是為什么要把嬰兒和洗澡水一起扔呢？會(huì)議并不是對(duì)商業(yè)不利；就是沒(méi)有正確使用。
作為一個(gè)忙得無(wú)法說(shuō)出陳詞濫調(diào)的項(xiàng)目經(jīng)理——給予 110%、范式轉(zhuǎn)變和跳出框框思考——你希望你的會(huì)議深入但切中要害。這也與前面關(guān)于溝通的觀點(diǎn)有關(guān)。
每次會(huì)議的目標(biāo)是討論幾個(gè)主題，這可以通過(guò)保持組織和專(zhuān)注來(lái)實(shí)現(xiàn)。在這 45 分鐘的聚會(huì)結(jié)束時(shí)，應(yīng)該問(wèn)一個(gè)問(wèn)題：大家知道這次會(huì)議的內(nèi)容嗎？
9.使用軟件工具
狗不再是人類(lèi)最好的朋友。它是技術(shù)。
商業(yè)世界在適應(yīng)不斷變化的條件、推進(jìn)數(shù)字工具并最大限度地利用這些機(jī)會(huì)以實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化方面做得非常出色。當(dāng)然，也有一些異常值，但大多數(shù)公司都在利用最新最好的硬件和軟件來(lái)完成工作。
作為項(xiàng)目經(jīng)理，您也可以做到。
有很多軟件可以補(bǔ)充您的管理風(fēng)格。最好的程序是將協(xié)作、時(shí)間管理、溝通、計(jì)劃和文檔共享結(jié)合到一個(gè)生態(tài)系統(tǒng)中。
不確定要使用什么？以下是一些預(yù)算友好的建議（免費(fèi)提供升級(jí)選項(xiàng)）并具有廣泛的軟件優(yōu)勢(shì)：
• 特雷羅
• 松弛
• 大本營(yíng)
• 寫(xiě)
• 講臺(tái)
10. 完成后進(jìn)行審查
最后，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行詳盡的審查很重要。我們不僅僅是在談?wù)撟屑?xì)閱讀成品并確保完成每個(gè)目標(biāo)、需求和任務(wù)。相反，您需要檢查每個(gè)階段，評(píng)估每個(gè)子階段并反思您的項(xiàng)目管理技能（它們是最好的，還是有改進(jìn)的余地？）。
通過(guò)回顧開(kāi)始、計(jì)劃、執(zhí)行和結(jié)束，您可以改進(jìn)某件事，保持其效力或建立最佳行動(dòng)方案。
你知道嗎？這是他們所有人中最好的學(xué)習(xí)工具。
專(zhuān)家們將項(xiàng)目經(jīng)理比作古典指揮家。管弦樂(lè)隊(duì)指揮指導(dǎo)每一位小提琴手、大提琴手和長(zhǎng)號(hào)跟隨并演奏詳細(xì)的樂(lè)譜中的每一個(gè)音符。項(xiàng)目經(jīng)理將肩負(fù)起整個(gè)世界的重?fù)?dān)，但這種壓力決定了職業(yè)生涯的成敗。
你會(huì)像伊卡洛斯一樣飛上天空，卻看到你的翅膀因太陽(yáng)而燃燒嗎？或者你會(huì)把自己塑造成希臘女神耐克，并成為成功的化身？